Canal de denúncias

De acordo com a Diretiva (UE) 2019/1937, a Nippon Sanso Euro-Holding, S.L.U. aprovou para as empresas europeias do Grupo Nippon Sanso uma Política e um Procedimento de Denúncia, a fim de estabelecer as disposições necessárias para o Sistema Interno de Denúncia e os canais de comunicação internos existentes.

O presente documento resume os principais pontos do procedimento:

1. Sistema interno de denúncia de irregularidades da Nippon Sanso
O Sistema Interno de Denúncias da Nippon Sanso é o principal canal para a comunicação de possíveis irregularidades que possam envolver violações relacionadas com actos ou condutas nas áreas de aplicação indicadas na Política Corporativa do Sistema Interno de Denúncias do Grupo Nippon Sanso.

 

As denúncias podem ser apresentadas com a identificação do autor da denúncia ou de forma anónima.

 

Este canal permite a apresentação de relatórios através de:

• • Plataforma externa EthicsPoint acessível através de https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/eseu/gui/105848/index.html

• • E-mail: compliance@eu.nipponsanso.com
  • Linha Direta de Conformidade (os números dos países são publicados na plataforma EthicsPoint)

A pedido do queixoso, os relatórios podem também ser apresentados oralmente através de sistemas presenciais ou por videoconferência.

Todas as queixas serão recebidas pelo Responsável Europeu pela Conformidade e pelo Diretor Europeu dos Recursos Humanos, ambos membros de uma entidade colegial que desempenham as funções de Gestor do Sistema de Queixas Internas, a seguir designados conjuntamente por Gestores do Sistema.

Também é possível apresentar uma queixa ao seu supervisor, ao responsável local pela conformidade, ao departamento de recursos humanos ou ao departamento jurídico.

 

 

2. Fases do procedimento
2.1. Fase de registo
Qualquer queixa apresentada a um dos canais internos acima referidos, no respeito do princípio da boa fé, será objeto de um aviso de receção no prazo de sete dias a contar da sua receção.

O denunciante deve fornecer os dados que considere necessários. No caso de optar pela plataforma externa EthicsPoint, o denunciante deve submeter a denúncia preenchendo o formulário de recolha de dados disponível.

 

 

2.2. Fase de análise
As queixas recebidas serão objeto de uma análise de admissibilidade. Estão excluídas do âmbito de aplicação do Sistema de Queixas Internas as queixas que:

• • não se enquadram no âmbito material da Diretiva e/ou não dizem respeito a factos/condutas relacionados com a violação do Código de Conduta da Nippon Gases ou a irregularidades que possam envolver violações dos regulamentos internos aplicáveis às empresas do Grupo Nippon Gases;

• • se baseiam em meros boatos e/ou não se baseiam em factos concretos;
  • se referem especificamente ao conteúdo de um ficheiro/documento não acessível à empresa e não fornecido na comunicação.

Tendo em conta as exclusões de inadmissibilidade acima referidas, a decisão de admissibilidade/não admissibilidade será comunicada ao declarante pela pessoa responsável.

A fase de análise termina com a seleção da equipa/pessoa responsável pela investigação, que corresponderá ao departamento local de compliance ou à(s) pessoa(s) designada(s) pelos Responsáveis de Sistema, consoante o assunto da queixa. Em qualquer caso, a equipa/pessoa responsável pela investigação nunca deve estar relacionada com os factos em investigação, de modo a evitar qualquer conflito de interesses. No entanto, se alguma das pessoas designadas para efetuar a investigação tiver um conflito de interesses em relação aos assuntos que lhe são apresentados, deve abster-se de os tratar.

 

 

2.3. Fase de investigação
O inquérito será lançado o mais rapidamente possível.

A investigação será efectuada de acordo com os procedimentos internos definidos, respeitando as garantias previstas na Política da Nippon Sanso Europe sobre o Sistema de Queixas Internas e, em qualquer caso, garantindo a todas as pessoas afectadas:

• • o respeito da presunção de inocência e da honra, bem como o direito de defesa;

• • o direito de ser ouvido em qualquer altura;

• • direito de ser informado dos actos ou omissões que lhe são imputados.
  • a preservação da sua identidade e a confidencialidade dos factos e dos pormenores do processo.

O procedimento de investigação pode incluir:

• • entrevistas pessoais com o queixoso para recolher mais informações;

• • entrevistas pessoais com os serviços e/ou pessoas direta ou indiretamente envolvidas nos factos/comportamentos potencialmente irregulares, identificadas pelos responsáveis pelo inquérito;

• • análise de dados e recolha de informações;

• • pedido de provas periciais a profissionais internos ou externos;
  • quaisquer outras medidas de investigação ou de prova consideradas pertinentes e menos onerosas em função da situação jurídica da pessoa em causa.

 

2.4. Fase de resolução
Os Gestores do Sistema farão uma avaliação dos factos/comportamentos denunciados, com base no inquérito efectuado, e comunicarão as suas conclusões às partes envolvidas o mais rapidamente possível.

Em caso de incumprimento por parte de um funcionário, os gestores do sistema remeterão o processo para o Departamento de Recursos Humanos para que sejam tomadas as medidas adequadas.

O prazo para a tomada de uma decisão não pode exceder três meses a contar da receção da comunicação ou, se não tiver sido enviado qualquer aviso de receção à pessoa responsável, três meses a contar do termo do prazo de sete dias a contar da comunicação, exceto em casos de especial complexidade que exijam uma prorrogação do prazo, caso em que este pode ser prorrogado até três meses suplementares.

 

3. Proteção dos dados pessoais
O Sistema Interno de Denúncias é concebido, estabelecido e gerido de forma segura, de modo a garantir a confidencialidade das pessoas envolvidas nas denúncias e das acções levadas a cabo na gestão e tratamento das mesmas, bem como a proteção de dados.

Os dados pessoais não serão recolhidos se não forem manifestamente relevantes para o tratamento de informações específicas ou, se recolhidos acidentalmente, serão apagados sem demora injustificada.

Os dados pessoais relativos às informações recebidas e às investigações internas referidas no número anterior serão conservados apenas durante o período necessário, nos termos da legislação aplicável.

 

4. Medidas de proteção
Os declarantes têm direito à proteção desde que não se aplique nenhuma das exclusões previstas na secção 2.2 e desde que se verifiquem as seguintes circunstâncias:

• • tem motivos razoáveis para acreditar que a informação a que se refere é verdadeira, mesmo que não forneça provas conclusivas, e que essa informação é abrangida pelo âmbito do Sistema Interno de Denúncias.
  • a queixa tenha sido apresentada em conformidade com os requisitos estabelecidos na política empresarial relativa ao sistema de queixas internas e no presente procedimento.

As pessoas que tenham comunicado informações sobre acções ou omissões de forma anónima, mas que tenham sido posteriormente identificadas, têm igualmente direito a proteção.

O Grupo Nippon Sanso proíbe expressamente actos que constituam retaliação, incluindo ameaças de retaliação e tentativas de retaliação contra pessoas que apresentem uma queixa que cumpra os requisitos da Política Empresarial sobre o Sistema de Queixas Internas e a legislação aplicável.

A boa fé do autor da denúncia é uma condição prévia para a proteção. A legislação em matéria de denúncia de irregularidades exclui da proteção as pessoas que, com conhecimento de causa, tenham apresentado informações falsas ou enganosas, bem como as que as tenham obtido ilegalmente.

 

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¹Entende-se por “retaliação” qualquer ação ou omissão proibida por lei ou que, direta ou indiretamente, implique um tratamento desfavorável que coloque as pessoas a ela sujeitas numa situação de desvantagem comparativamente com outra pessoa no contexto laboral ou profissional, unicamente devido ao seu estatuto de denunciante ou ao facto de terem feito uma revelação pública. Para efeitos da diretiva, a retaliação inclui a suspensão do contrato de trabalho, o despedimento ou a cessação da relação de trabalho, a despromoção ou a recusa de promoção, a intimidação, o assédio, a discriminação ou o tratamento desfavorável ou injusto.

 

²O documento completo está disponível aqui