Whistleblowing

In conformità con la Direttiva (UE) 2019/1937, Nippon Sanso Euro-Holding, S.L.U. ha approvato per le società del Gruppo Nippon Sanso europeo una Politica e Procedura di Whistleblowing con lo scopo di stabilire le disposizioni necessarie per il Sistema interno di segnalazione di irregolarità e i canali informativi interni esistenti.

Il presente documento riassume i punti principali della procedura:

1. Sistema interno di Whistleblowing di Nippon Sanso
Il sistema interno di Whistleblowing di Nippon Sanso è il canale principale per segnalare possibili irregolarità che possono comportare violazioni relative ad atti o comportamenti che rientrano nelle aree di applicazione indicate nella Politica aziendale sul sistema interno di segnalazione di irregolarità del Gruppo Nippon Sanso.

Le segnalazioni possono essere presentate con l’identificazione del segnalante o in forma anonima.

Questo canale consente di inviare segnalazioni tramite:
– Piattaforma esterna EthicsPoint accessibile all’indirizzo https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/eseu/gui/105848/index.html
– E-mail: compliance@eu.nipponsanso.com
– Hotline di conformità (i numeri per ciascun Paese sono pubblicati sulla piattaforma EthicsPoint)

Su richiesta del segnalante, le segnalazioni possono essere presentate anche verbalmente tramite sistemi di videoconferenza o incontri faccia a faccia.

Tutte le segnalazioni saranno ricevute dal Responsabile europeo della conformità e dal Direttore europeo delle risorse umane, entrambi membri di un organo collegiale che svolge le funzioni di Responsabile del sistema interno di segnalazione delle irregolarità e di seguito denominati congiuntamente “Responsabili del sistema”.

È inoltre possibile presentare una segnalazione comunicandola al proprio superiore, al Responsabile locale della conformità, alla funzione Risorse umane o all’Ufficio legale.

2. Fasi della procedura

2.1. Fase di registrazione
Qualsiasi segnalazione presentata a uno dei canali interni sopra indicati, in conformità con il principio di buona fede, sarà presa in carico entro sette giorni dal ricevimento.

Il segnalante dovrà fornire i dati che ritiene necessari. Nel caso in cui si scelga la piattaforma esterna EthicsPoint, il segnalante dovrà inviare la segnalazione compilando il modulo di raccolta dati disponibile.

2.2. Fase di analisi
Le segnalazioni ricevute saranno sottoposte ad un’analisi di ammissibilità. Sono escluse dall’ambito di applicazione del Sistema di Segnalazione Interno le segnalazioni che:
– non rientrano nell’ambito di applicazione materiale della Direttiva e/o non riguardano fatti/comportamenti relativi alla violazione del Codice di Condotta di Nippon Sanso o irregolarità che possono comportare violazioni delle norme interne applicabili alle società del Gruppo Nippon Sanso;
– si basano su semplici voci e/o non si fondano su fatti specifici;
– riguardano specificamente il contenuto di un file/documento non accessibile alla società e non fornito nella comunicazione.

Tenuto conto delle suddette esclusioni di inammissibilità, il responsabile comunicherà la decisione di ammissione/non ammissione alla persona che ha effettuato la segnalazione.

La fase di analisi si conclude con la selezione del team/della persona responsabile dell’indagine, che corrisponderà al dipartimento locale di compliance o alla persona/alle persone designate dai responsabili del sistema, a seconda dell’oggetto della segnalazione. In ogni caso, il team/la persona responsabile dell’indagine non sarà mai correlato/a ai fatti oggetto dell’indagine, in modo da evitare qualsiasi conflitto di interessi. Tuttavia, se una delle persone incaricate di condurre l’indagine ha un conflitto di interessi in relazione alle questioni sottoposte alla sua attenzione, dovrà astenersi dal trattarle.

2.3. Fase di ricerca
L’indagine sarà avviata il prima possibile.

L’indagine sarà condotta in conformità con le procedure interne definite, nel rispetto delle garanzie previste dalla Politica di Nippon Sanso Europe sul Sistema di segnalazione interna e, in ogni caso, garantendo a tutte le persone interessate:
– il rispetto della presunzione di innocenza e dell’onore, nonché il diritto alla difesa;
– il diritto di essere ascoltati in qualsiasi momento;
– il diritto di essere informati sulle azioni o omissioni loro attribuite.
– la tutela della loro identità e la riservatezza dei fatti e dei dati del procedimento.

La procedura di indagine può comprendere:
– colloqui personali con la persona che ha effettuato la segnalazione per raccogliere ulteriori informazioni;
– colloqui personali con i dipartimenti e/o le persone direttamente o indirettamente coinvolti negli eventi/comportamenti potenzialmente irregolari, come identificati dai responsabili dell’indagine;
– analisi dei dati e raccolta di informazioni;
– richiesta di prove peritali da parte di professionisti interni o esterni;
– altre misure investigative o probatorie ritenute rilevanti e il meno gravose possibile in relazione alla posizione giuridica della persona interessata.

2.4. Fase conclusiva

I Gestori effettuano una valutazione dei fatti/condotte oggetto della segnalazione, sulla base dell’indagine condotta, e comunicano le proprie conclusioni alle parti interessate nel più breve tempo possibile.

In caso di inadempienza da parte di un dipendente, i Gestori trasmetteranno la pratica alla Direzione Risorse Umane per l’adozione delle opportune misure.

La conclusione del procedimento di gestione della Segnalazione avverrà entro tre (3) mesi dal ricevimento della stessa o, nel caso in cui non sia stato inviato alcun avviso di ricevimento al segnalante, entro tre (3) mesi dalla scadenza del periodo di sette giorni successivo alla Segnalazione, salvo casi di particolare complessità che richiedano un’estensione del periodo fino a un massimo di altri tre (3) mesi.

3. Protezione dei dati personali
Il Sistema di segnalazione interna è progettato, istituito e gestito in modo sicuro, in modo da garantire la riservatezza delle persone coinvolte nelle segnalazioni e delle azioni intraprese nella gestione e nel trattamento delle stesse, nonché la protezione dei dati.

I dati personali non saranno raccolti se manifestamente non rilevanti ai fini del trattamento delle informazioni specifiche o, se raccolti accidentalmente, saranno cancellati senza indebito ritardo.

I dati personali relativi alle informazioni ricevute e alle indagini interne di cui al paragrafo precedente saranno conservati solo per il periodo necessario in conformità con la legge applicabile.

4. Misure di protezione
I segnalanti hanno diritto alla protezione a condizione che non si applichi nessuna delle esclusioni di cui alla sezione 2.2 e che siano soddisfatte le seguenti condizioni:
– abbiano motivi ragionevoli per ritenere che le informazioni segnalate siano veritiere, anche se non forniscono prove conclusive, e che tali informazioni rientrino nell’ambito di applicazione del Sistema di segnalazione interno.
– la segnalazione sia stata effettuata in conformità con i requisiti stabiliti nella Politica aziendale sul sistema di segnalazione interna e nella presente Procedura.

Hanno diritto alla protezione anche le persone che hanno comunicato informazioni su azioni od omissioni in forma anonima, ma che sono state successivamente identificate.

Il Gruppo Nippon Sanso vieta espressamente atti che costituiscono ritorsioni, comprese minacce di ritorsioni e tentativi di ritorsione nei confronti di persone che presentano una segnalazione conforme ai requisiti della Politica aziendale sul sistema di segnalazione interna e alla legge applicabile.

La buona fede della persona che effettua la segnalazione è un prerequisito per la sua protezione. La legislazione in materia esclude dalla protezione le persone che hanno consapevolmente presentato informazioni false o fuorvianti, nonché quelle che le hanno ottenute in modo illegale.

Per ritorsione si intendono qualsiasi atto o omissione vietati dalla legge, o che comportano direttamente o indirettamente un trattamento sfavorevole che pone le persone che ne sono vittime in una situazione di particolare svantaggio rispetto ad altre nel contesto lavorativo o professionale, esclusivamente a causa del loro status di segnalanti o perché hanno effettuato una divulgazione pubblica. Ai fini della direttiva, sono considerati ritorsioni, tra l’altro: la sospensione del contratto di lavoro, il licenziamento o la cessazione del rapporto di lavoro, la retrocessione o il rifiuto di una promozione, l’intimidazione, la molestia, la discriminazione o il trattamento sfavorevole o ingiusto.

Il documento completo è disponibile qui