Varsling

I samsvar med direktiv (EU) 2019/1937 har Nippon Sanso Euro-Holding, S.L.U. godkjent en policy og prosedyre for varsling for de europeiske selskapene i Nippon Sanso-konsernet med det formål å etablere de nødvendige bestemmelsene for det interne varslingssystemet og de eksisterende interne informasjonskanalene..

Dette dokumentet oppsummerer de viktigste punktene i prosedyren:

1. Nippon Sanso interne varslingssystem

Nippon Sanso interne varslingssystem er hovedkanalen for rapportering av mulige uregelmessigheter som kan innebære brudd på lover og regler som gjelder for de områdene som er angitt i retningslinjene for Nippon Sanso-konsernets interne varslingssystem.

Rapporter kan sendes inn med identifikasjon av den rapporterende personen eller anonymt.

Denne kanalen gjør det mulig å sende inn rapporter gjennom:

Dersom den rapporterende personen ber om det, kan rapporteringen også skje muntlig ved hjelp av et system for ansikt-til-ansikt- eller videokonferanse.

Alle rapporter vil bli mottatt av den europeiske Chief Compliance Officer og den europeiske HR-direktøren, som begge er medlemmer av en kollegial enhet som utfører oppgavene til lederen for det interne varslingssystemet, og som heretter omtales som systemansvarlige.

Det er også mulig å sende inn en rapport til sin overordnede, den lokale Compliance Champion, personalavdelingen eller juridisk avdeling.

2. Stadier i prosedyren

2.1. Registreringsfasen

Enhver rapport som sendes til en av de nevnte interne kanalene, i samsvar med prinsippet om god tro, vil bli bekreftet innen syv dager etter mottak.

Den som rapporterer, må oppgi de opplysningene han/hun anser som nødvendige. Hvis det er valgt å bruke EthicsPoints eksterne plattform, må den rapporterende personen sende rapporten ved å fylle ut datainnsamlingsskjemaet som er tilgjengelig..

2.2. Analysefasen

De mottatte varslene vil bli gjenstand for en analyse. Unntatt fra omfanget av det interne varslingssystemet er rapporter som:

Med tanke på de ovennevnte unntakene for avvisning, vil den ansvarlige personen kommunisere beslutningen om opptak/ikke opptak til den rapporterende personen.

Analysefasen avsluttes med utvelgelsen av teamet/personen som er ansvarlig for undersøkelsen, som vil være den lokale compliance-avdelingen eller personen(e) som er utpekt av systemansvarlige, avhengig av hva rapporten gjelder. Teamet/personen som er ansvarlig for granskningen, vil aldri ha noen tilknytning til de fakta som granskes, for å unngå interessekonflikter. Hvis en av personene som er utpekt til å gjennomføre granskningen, har en interessekonflikt i forhold til de sakene han eller hun blir gjort oppmerksom på, skal vedkommende likevel avstå fra å behandle dem.

2.3. Undersøkelsesfasen

Undersøkelsen vil bli igangsatt så snart som mulig.

Undersøkelsen vil bli utført i samsvar med de definerte interne prosedyrene, i samsvar med garantiene i Nippon Sanso Europes retningslinjer for det interne varslingssystemet og, i alle tilfeller, med garantier for alle berørte personer:

Undersøkelsesprosedyren kan omfatte:

2.4. Løsningsfasen

Systemansvarlige skal foreta en vurdering av de faktiske forholdene/adferden som er gjenstand for rapporten, basert på den gjennomførte undersøkelsen, og skal kommunisere sine funn til de berørte partene så snart som mulig.

Hvis en ansatt ikke overholder kravene, skal systemlederne sende saken videre til personalavdelingen for iverksettelse av nødvendige tiltak.

Løsningsperioden kan ikke overstige tre måneder fra mottakelsen av meldingen, eller, hvis det ikke ble sendt noen kvittering for mottakelse til den rapporterende personen, tre måneder fra utløpet av sjudagersperioden etter at meldingen ble sendt, unntatt i spesielt kompliserte tilfeller som krever en forlengelse av perioden, i hvilket tilfelle perioden kan forlenges med maksimalt tre måneder.

3. Beskyttelse av personopplysninger

Det interne varslingssystemet er utformet, etablert og administrert på en sikker måte for å garantere konfidensialiteten til de personene som er involvert i varslene og handlingene som utføres i forbindelse med håndteringen og behandlingen av disse, samt databeskyttelse.

Personopplysninger vil ikke bli samlet inn hvis de åpenbart ikke er relevante for behandlingen av spesifikk informasjon, eller hvis de samles inn ved et uhell, vil de bli slettet uten unødig forsinkelse.

Personopplysninger knyttet til mottatt informasjon og til de interne undersøkelsene nevnt i foregående avsnitt skal bare oppbevares så lenge det er nødvendig i henhold til gjeldende lovgivning.

4. Beskyttelsestiltak

De rapporterende personene skal ha rett til beskyttelse forutsatt at ingen av unntakene i punkt 2.2 kommer til anvendelse, og forutsatt at følgende omstendigheter er oppfylt:

Personer som har formidlet informasjon om handlinger eller unnlatelser anonymt, men som senere har blitt identifisert, har også rett til beskyttelse.

Nippon Sanso forbyr uttrykkelig handlinger som utgjør gjengjeldelse, inkludert trusler om gjengjeldelse og forsøk på gjengjeldelse mot personer som sender inn en rapport som er i samsvar med kravene i retningslinjene for det interne varslingssystemet og gjeldende lov.

Varslerens gode tro er en forutsetning for at vedkommende skal være beskyttet. Lovgivningen på dette området ekskluderer personer som bevisst har gitt falsk eller villedende informasjon, samt personer som har skaffet seg informasjonen på ulovlig vis.

1Med gjengjeldelse menes enhver handling eller unnlatelse som er forbudt ved lov, eller som direkte eller indirekte innebærer en ugunstig behandling som gjør at de som utsettes for den, får en særlig ulempe i forhold til andre i ansettelses- eller yrkessammenheng, utelukkende på grunn av deres status som varslere eller fordi de har varslet offentlig. I henhold til direktivet regnes blant annet følgende som gjengjeldelse: suspensjon av arbeidsavtalen, oppsigelse eller opphør av arbeidsforholdet, degradering eller nektelse av forfremmelse, trusler, trakassering, diskriminering eller ugunstig eller urettferdig behandling.

2Hele dokumentet er tilgjengelig her