Klokkenluidersregeling

In overeenstemming met Richtlijn (EU) 2019/1937 heeft Nippon Gases Euro-Holding, S.L.U. voor de Europese Nippon Gases Group bedrijven een klokkenluidersregeling en -procedure goedgekeurd met als doel de noodzakelijke bepalingen vast te stellen voor het Interne Klokkenluiderssysteem en de bestaande interne informatiekanalen.

Dit document vat de belangrijkste punten van de procedure samen:

 

1. Interne Klokkenluidersregeling Nippon Gases
De Nippon Gases Interne Klokkenluidersregeling is het belangrijkste kanaal voor het melden van mogelijke onregelmatigheden die schendingen kunnen inhouden met betrekking tot handelingen of gedragingen die verwijzen naar de toepassingsgebieden die zijn aangegeven in het bedrijfsbeleid inzake de Interne Klokkenluidersregeling van de Nippon Gases Group.

Meldingen kunnen worden ingediend met identificatie van de melder of anoniem.

Via volgende kanalen kunnen rapporten worden ingediend:

• • EthicsPoint extern platform toegankelijk via https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/eseu/gui/105848/index.html

• • E-mail: compliance@nippongases.com
  • Compliance meldlijn (de nummers voor elk land worden gepubliceerd in het EthicsPoint-platform)

Op verzoek van de rapporterende persoon kunnen rapporten ook mondeling worden ingediend door middel van een face-to-face of videocall.

Alle meldingen worden ontvangen door de European Chief Compliance Officer en de European Human Resources Director, die beide lid zijn van een collegiaal team dat de taken van de Internal Whistleblowing System Manager uitvoert en hierna gezamenlijk System Managers worden genoemd.

Het is ook mogelijk om een rapport in te dienen door het te communiceren naar je leidinggevende, de lokale Compliance Champion, of de Human Resources functie of de juridische afdeling.

 

2. Stappen van de procedure
2.1. Registratiefase
Elke melding die, met inachtneming van het beginsel van goede trouw, bij een van de bovengenoemde interne kanalen wordt ingediend, wordt binnen zeven dagen na ontvangst bevestigd.

De melder moet de gegevens verstrekken die hij/zij nodig acht. Als voor het externe platform van EthicsPoint wordt gekozen, moet de melder de melding versturen door het beschikbare gegevensverzamelingsformulier in te vullen.

2.2. Analysefase
De ontvangen meldingen worden onderworpen aan een ontvankelijkheidsanalyse. Uitgesloten van het toepassingsgebied van het Interne Klokkenluidersysteem zijn meldingen die:

• • niet binnen de materiële werkingssfeer van de richtlijn vallen en/of geen betrekking hebben op feiten/gedragingen met betrekking tot schending van de Nippon Gases Gedragscode of onregelmatigheden die schendingen kunnen inhouden van de interne regelgeving die van toepassing is op Nippon Gases Group bedrijven;

• • gebaseerd zijn op louter geruchten en/of zijn niet gebaseerd op specifieke feiten;
• specifiek betrekking hebben op de inhoud van een bestand/document dat niet toegankelijk is voor het bedrijf en niet in de communicatie is opgenomen.

Rekening houdend met bovenstaande uitsluitingen van onontvankelijkheid zal de verantwoordelijke persoon de beslissing tot toelating/niet-toelating meedelen aan de melder.

De analysefase eindigt met de selectie van het team/de persoon die verantwoordelijk is voor het onderzoek, wat overeenkomt met de lokale complianceafdeling of met de persoon/personen aangewezen door de systeemmanagers, afhankelijk van het voorwerp van de melding. Het team/de persoon die verantwoordelijk is voor het onderzoek zal in geen geval verbonden zijn met de feiten die worden onderzocht, om belangenverstrengeling te voorkomen. Niettemin, als een van de personen die is aangewezen om het onderzoek uit te voeren een belangenconflict heeft met betrekking tot de zaken die onder zijn of haar aandacht zijn gebracht, zal hij of zij zich onthouden van de behandeling ervan.

2.3. Onderzoeksfase
Het onderzoek wordt zo snel mogelijk gestart.

Het onderzoek zal worden uitgevoerd in overeenstemming met de vastgestelde interne procedures, met inachtneming van de garanties die zijn opgenomen in de Nippon Gases Interne Klokkenluidersregeling en, in ieder geval, met waarborgen voor alle betrokken personen:

• • respect voor het vermoeden van onschuld en eer, evenals het recht op verdediging;

• • het recht om op elk moment gehoord te worden;

• • het recht om geïnformeerd te worden over de handelingen of nalatigheden die aan hem/haar worden toegeschreven.
  • het behoud van hun identiteit en de vertrouwelijkheid van de feiten en gegevens van de procedure.

De onderzoeksprocedure kan omvatten:

• • persoonlijke gesprekken met de melder om meer informatie te verzamelen;

• • persoonlijke gesprekken met de afdelingen en/of personen die direct of indirect betrokken zijn bij de gebeurtenissen/gedragingen die mogelijk onregelmatig zijn, zoals geïdentificeerd door de personen die verantwoordelijk zijn voor het onderzoek;

• • gegevensanalyse en informatieverzameling;

• • verzoek om deskundig bewijs van interne of externe professionals;
  • andere onderzoeks- of bewijsstappen die relevant worden geacht en het minst belastend zijn met betrekking tot de rechtspositie van de betrokken persoon.

2.4. Oplossingsfase
De systeembeheerders maken op basis van het uitgevoerde onderzoek een beoordeling van de feiten/het gedrag waarop de melding betrekking heeft en delen hun bevindingen zo snel mogelijk mee aan de betrokken partijen.

In het geval van niet-naleving door een werknemer zullen de systeemmanagers het dossier doorsturen naar de afdeling Human Resources zodat passende actie kan worden ondernomen.

De oplossingstermijn mag niet langer zijn dan drie maanden vanaf de ontvangst van de mededeling of, als er geen ontvangstbevestiging naar de melder is gestuurd, drie maanden vanaf het verstrijken van de periode van zeven dagen nadat de mededeling is gedaan, behalve in gevallen van bijzondere complexiteit die een verlenging van de termijn vereisen, in welk geval de termijn tot maximaal drie extra maanden kan worden verlengd.

 

3. Pescherming van persoonsgegevens
Het Interne Klokkenluidersysteem is ontworpen, opgezet en wordt beheerd op een veilige manier, zodat de vertrouwelijkheid van de personen die betrokken zijn bij de meldingen en de acties die worden uitgevoerd in het beheer en de verwerking ervan, evenals de bescherming van gegevens worden gewaarborgd.

Persoonlijke gegevens worden niet verzameld als ze duidelijk niet relevant zijn voor de verwerking van specifieke informatie of, als ze per ongeluk zijn verzameld, zullen ze zonder onnodige vertraging worden verwijderd.

Persoonsgegevens met betrekking tot de ontvangen informatie en de interne onderzoeken waarnaar in de vorige alinea wordt verwezen, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

 

4. Beschermende maatregelen
De melders hebben recht op bescherming op voorwaarde dat geen van de uitsluitingen van sectie 2.2 van toepassing is en dat aan de volgende omstandigheden is voldaan:

• • hij/zij heeft redelijke gronden om aan te nemen dat de bedoelde informatie waarheidsgetrouw is, zelfs als zij geen sluitend bewijs leveren, en de genoemde informatie valt binnen het toepassingsgebied van de Interne Klokkenluidersregeling.
  • de melding is gedaan in overeenstemming met de vereisten zoals uiteengezet in het Bedrijfsbeleid inzake het Interne Klokkenluidersysteem en in deze regeling.

Personen die anoniem informatie hebben verstrekt over acties of nalatigheden, maar die vervolgens zijn geïdentificeerd, hebben ook recht op bescherming.

Nippon Gases Group verbiedt uitdrukkelijk handelingen die vergelding inhouden, met inbegrip van bedreigingen met vergelding en pogingen tot vergelding tegen personen die een melding doen die voldoet aan de vereisten van het bedrijfsbeleid inzake het Interne Klokkenluidersysteem en de toepasselijke wetgeving..

De goede trouw van de melder is een voorwaarde voor zijn/haar bescherming. De wetgeving op dit gebied sluit van bescherming uit personen die willens en wetens valse of misleidende informatie hebben verstrekt, evenals personen die deze informatie op onwettige wijze hebben verkregen.

 

---

 

¹Vergelding betekent elk handelen of nalaten dat bij wet verboden is, of dat direct of indirect een ongunstige behandeling inhoudt waardoor de personen die het slachtoffer zijn van dit handelen of nalaten een bijzonder nadeel ondervinden ten opzichte van anderen in de arbeids- of beroepscontext, uitsluitend vanwege hun status als klokkenluider, of omdat ze een openbare melding hebben gedaan. Onder andere de volgende zaken worden beschouwd als vergelding in de zin van de richtlijn: schorsing van de arbeidsovereenkomst, ontslag of beëindiging van de arbeidsrelatie, demotie of ontzegging van promotie, intimidatie, pesterijen, discriminatie of ongunstige of oneerlijke behandeling.

²Het volledige document is hier beschikbaar.