Dénonciation

Conformément à la directive (UE) 2019/1937, Nippon Sanso Euro-Holding, S.L.U. a approuvé pour les sociétés européennes du groupe Nippon Sanso une politique et une procédure de dénonciation visant à établir les dispositions nécessaires pour le système de dénonciation interne et les canaux d’information internes existants.

Ce document résume les principaux points de la procédure :

1. Système de dénonciation interne de Nippon Sanso
Le système d’alerte interne de Nippon Sanso est le principal moyen de signaler d’éventuelles irrégularités pouvant impliquer des violations concernant des actes ou des conduites se rapportant aux domaines d’application indiqués dans la politique d’entreprise relative au système d’alerte interne du groupe Nippon Sanso.

Les rapports peuvent être soumis avec l’identification de la personne concernée ou de manière anonyme.

Ce canal permet de soumettre des rapports par l’intermédiaire de :
– la plateforme externe EthicsPoint, accessible à l’adresse https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/eseu/gui/105848/index.html
– E-mail: compliance@eu.nipponsanso.com
– Ligne d’assistance téléphonique (les numéros pour chaque pays sont publiés dans la plateforme EthicsPoint)

À la demande de la personne déclarante, les rapports peuvent également être soumis verbalement au moyen d’un système de face-à-face ou de vidéoconférence.

Tous les rapports seront reçus par le responsable européen de la conformité et le directeur européen des ressources humaines, qui sont tous deux membres d’une entité collégiale exerçant les fonctions de gestionnaire du système d’alerte interne et qui seront ci-après désignés conjointement comme gestionnaires du système.

Il est également possible de déposer un rapport en le communiquant à son supérieur hiérarchique, au champion local de la conformité, au service des ressources humaines ou au service juridique.

2. Étapes de la procédure
2.1. Phase d’enregistrement
Tout rapport soumis à l’un des canaux internes susmentionnés, dans le respect du principe de bonne foi, fera l’objet d’un accusé de réception dans les sept jours suivant sa réception.

Le déclarant doit fournir les données qu’il juge nécessaires. En cas de choix de la plateforme externe EthicsPoint, le déclarant doit envoyer le rapport en remplissant le formulaire de collecte de données disponible..

2.2. Phase d’analyse
Les rapports reçus feront l’objet d’une analyse de recevabilité. Sont exclus du champ d’application du système d’alerte interne les rapports qui :
– Ne relèvent pas du champ d’application matériel de la directive et/ou ne portent pas sur des faits/conduites concernant une violation du code de conduite de Nippon Sanso ou des irrégularités pouvant impliquer des violations des réglementations internes applicables aux sociétés du groupe Nippon Sanso ;
– Sont fondées sur de simples rumeurs et/ou ne reposent pas sur des faits précis;
– Concernent spécifiquement le contenu d’un dossier/document auquel la société n’a pas accès et qui n’est pas fourni dans la communication.

Compte tenu des exclusions d’irrecevabilité susmentionnées, la personne responsable communiquera la décision d’admission/de non-admission à la personne déclarante.

La phase d’analyse se termine par la sélection de l’équipe/la personne responsable de l’enquête, qui correspondra au service local de conformité ou à la/aux personne(s) désignée(s) par les gestionnaires du système, en fonction de l’objet de la déclaration. Dans tous les cas, l’équipe/la personne responsable de l’enquête ne sera jamais liée aux faits faisant l’objet de l’enquête, afin d’éviter tout conflit d’intérêts. Néanmoins, si l’une des personnes désignées pour mener l’enquête a un conflit d’intérêts en rapport avec les questions portées à son attention, elle doit s’abstenir de les traiter.

2.3. Phase de recherche
L’enquête sera lancée dès que possible.

L’enquête sera menée conformément aux procédures internes définies, dans le respect des garanties prévues par la politique de Nippon Sanso Europe relative au système d’alerte interne et, en tout état de cause, en garantissant la protection de toutes les personnes concernées :
– le respect de la présomption d’innocence et de l’honneur, ainsi que le droit à la défense;
– le droit d’être entendu à tout moment;
– le droit d’être informé des actions ou omissions qui lui sont imputées.
– la préservation de son identité et la confidentialité des faits et des données de la procédure.

La procédure d’enquête peut comprendre :
– des entretiens personnels avec la personne déclarante afin de recueillir davantage d’informations;
– des entretiens personnels avec les services et/ou les personnes directement ou indirectement impliqués dans les événements/comportements potentiellement irréguliers, tels qu’identifiés par les personnes responsables de l’enquête;
– l’analyse des données et la collecte d’informations;
– demande d’expertise auprès de professionnels internes ou externes;
– autres mesures d’enquête ou de preuve jugées pertinentes et les moins contraignantes possibles eu égard à la situation juridique de la personne concernée.

2.4. Phase de résolution
Les gestionnaires du système évaluent les faits/la conduite faisant l’objet du rapport, sur la base de l’enquête menée, et communiquent leurs conclusions aux parties concernées dans les plus brefs délais.

En cas de non-respect de la part d’un employé, les gestionnaires du système transmettent le dossier au département des ressources humaines pour qu’il prenne les mesures appropriées.

Le délai de résolution ne peut excéder trois mois à compter de la réception de la communication ou, si aucun accusé de réception n’a été envoyé au déclarant, trois mois à compter de l’expiration de la période de sept jours suivant la communication, sauf dans les cas d’une complexité particulière nécessitant une prolongation du délai, auquel cas le délai peut être prolongé jusqu’à un maximum de trois mois supplémentaires.

 

3. Protection des données à caractère personnel
Le système d’alerte interne est conçu, mis en place et géré de manière sécurisée, afin de garantir la confidentialité des personnes impliquées dans les signalements et les actions menées dans le cadre de la gestion et du traitement de ceux-ci, ainsi que la protection des données.

Les données à caractère personnel ne seront pas collectées si elles ne sont manifestement pas pertinentes pour le traitement d’informations spécifiques ou, si elles sont collectées par accident, elles seront supprimées dans les plus brefs délais.

Les données à caractère personnel relatives aux informations reçues et aux enquêtes internes visées au paragraphe précédent ne sont conservées que pendant la période nécessaire conformément au droit applicable.

 

4. Mesures de protection
Les personnes déclarantes ont droit à une protection pour autant qu’aucune des exclusions prévues au point 2.2 ne s’applique et que les circonstances suivantes soient réunies :
– elles ont des motifs raisonnables de croire que les informations mentionnées sont véridiques, même si elles n’apportent pas de preuves concluantes, et lesdites informations entrent dans le champ d’application du système d’alerte interne..
– le rapport a été effectué conformément aux exigences énoncées dans la politique d’entreprise relative au système d’alerte interne et dans la présente procédure.

Les personnes qui ont communiqué des informations sur des actions ou des omissions de manière anonyme, mais qui ont été identifiées par la suite, ont également droit à une protection.

Nippon Sanso Group interdit expressément les actes constituant des représailles, y compris les menaces de représailles et les tentatives de représailles à l’encontre des personnes qui déposent un rapport conforme aux exigences de la politique de l’entreprise en matière de système d’alerte interne et à la législation applicable.

La bonne foi de la personne qui fait un signalement est une condition préalable à sa protection. La législation dans ce domaine exclut de la protection les personnes qui ont sciemment fourni des informations fausses ou trompeuses, ainsi que celles qui les ont obtenues illégalement..