Whistleblowing

I overensstemmelse med direktiv (EU) 2019/1937 har Nippon Sanso Euro-Holding, S.L.U. godkendt en politik og procedure for whistleblowing for de europæiske selskaber i Nippon Sanso -koncernen med det formål at etablere de nødvendige bestemmelser for det interne whistleblowing-system og de eksisterende interne informationskanaler.

Dette dokument opsummerer de vigtigste punkter i proceduren:

1. Nippon Sanso’ interne whistleblowing-system

Nippon Sanso’ interne whistleblowing-system er den vigtigste kanal til rapportering af mulige uregelmæssigheder, der kan involvere overtrædelser vedrørende handlinger eller adfærd, der henviser til de anvendelsesområder, der er angivet i virksomhedspolitikken for Nippon Sanso-koncernens interne whistleblowing-system.

Rapporter kan indsendes med identifikation af den rapporterende person eller anonymt.

Denne kanal tillader indsendelse af rapporter gennem:

Efter anmodning fra den indberettende person kan indberetninger også indsendes mundtligt ved hjælp af et face-to-face- eller videokonferencesystem.

Alle indberetninger vil blive modtaget af den europæiske Chief Compliance Officer og den europæiske Human Resources Director, som begge er medlemmer af en kollegial enhed, der udfører opgaverne som Internal Whistleblowing System Manager, og som i det følgende i fællesskab vil blive omtalt som System Managers.

Det er også muligt at indgive en rapport ved at kommunikere den til ens leder, den lokale Compliance Champion, eller Human Resources-funktionen.

2. Faser af proceduren

2.1.Registreringsfasen

Enhver rapport, der indsendes til en af de ovennævnte interne kanaler, vil i overensstemmelse med princippet om god tro blive anerkendt inden for syv dage efter modtagelsen.

Den indberettende person skal give de data, han/hun finder nødvendige. Hvis man vælger den eksterne EthicsPoint-platform, skal den indberettende person sende rapporten ved at udfylde den tilgængelige dataindsamlingsformular.

2.2. Analysefasen

De modtagne rapporter vil blive underkastet en antagelighedsanalyse. Undtaget fra det interne whistleblowing-system er indberetninger, der:

I betragtning af ovenstående udelukkelser af afvisning vil den ansvarlige person meddele beslutningen om optagelse/ikke-optagelse til den rapporterende person.

Analysefasen slutter med udvælgelsen af det team/den person, der er ansvarlig for undersøgelsen, hvilket vil svare til den lokale compliance-afdeling eller til den/de person(er), der er udpeget af systemadministratorerne, afhængigt af rapportens formål. Under alle omstændigheder vil det team/den person, der er ansvarlig for undersøgelsen, aldrig være relateret til de fakta, der undersøges, for at undgå enhver interessekonflikt. Hvis en af de personer, der er udpeget til at gennemføre undersøgelsen, har en interessekonflikt i forhold til de sager, der bringes til hans eller hendes kendskab, skal han eller hun afstå fra at håndtere dem.

2.3. Undersøgelsesfasen

Undersøgelsen vil blive indledt så hurtigt som muligt.

Undersøgelsen vil blive udført i overensstemmelse med de definerede interne procedurer, i overensstemmelse med de garantier, der er fastsat i Nippon Sanso Europes politik om det interne whistleblowing-system, og under alle omstændigheder med garanti for alle berørte personer:

Undersøgelsesproceduren kan omfatte:

personlige interviews med de afdelinger og/eller personer, der er direkte eller indirekte involveret i de begivenheder/den adfærd, der potentielt er uregelmæssig, som identificeret af de personer, der er ansvarlige for undersøgelsen;

 

2.4. Løsningsfasen

Systemadministratorerne skal foretage en vurdering af de fakta/den adfærd, der er genstand for rapporten, baseret på den gennemførte undersøgelse, og skal meddele deres resultater til de berørte parter så hurtigt som muligt.

I tilfælde af at en medarbejder ikke overholder reglerne, sender systemcheferne sagen videre til personaleafdelingen, så der kan træffes passende foranstaltninger.

Løsningsfasen må ikke overstige tre måneder fra modtagelsen af meddelelsen eller, hvis der ikke blev sendt nogen kvittering for modtagelse til den indberettende person, tre måneder fra udløbet af perioden på syv dage efter, at meddelelsen blev foretaget, undtagen i tilfælde af særlig kompleksitet, der kræver en forlængelse af perioden, i hvilket tilfælde perioden kan forlænges med op til maksimalt tre yderligere måneder.

3. Beskyttelse af personlige data

Det interne whistleblowing-system er designet, etableret og administreret på en sikker måde for at garantere fortroligheden af de personer, der er involveret i rapporterne, og de handlinger, der udføres i forvaltningen og behandlingen af disse, samt databeskyttelse.

Personoplysninger vil ikke blive indsamlet, hvis de tydeligvis ikke er relevante for behandlingen af specifikke oplysninger, eller hvis de indsamles ved et uheld, vil de blive slettet uden unødig forsinkelse.

Personoplysninger vedrørende de modtagne oplysninger og de interne undersøgelser, der henvises til i det foregående afsnit, opbevares kun i den periode, der er nødvendig i henhold til gældende lovgivning.

4. Beskyttelsesforanstaltninger

De indberettende personer har ret til beskyttelse, forudsat at ingen af udelukkelserne i afsnit 2.2 finder anvendelse, og forudsat at følgende omstændigheder er opfyldt:

Personer, der har kommunikeret oplysninger om handlinger eller undladelser anonymt, men som efterfølgende er blevet identificeret, har også ret til beskyttelse.

Nippon Sanso Group forbyder udtrykkeligt handlinger, der udgør repressalier, herunder trusler om repressalier og forsøg på repressalier mod personer, der indgiver en rapport, der overholder kravene i virksomhedspolitikken om det interne whistleblowing-system og gældende lovgivning.

Den indberettende persons gode tro er en forudsætning for hans/hendes beskyttelse. Lovgivningen på dette område udelukker personer fra beskyttelse, som bevidst har indsendt falske eller vildledende oplysninger, såvel som dem, der har opnået dem ulovligt.

 

1Ved repressalier forstås enhver handling eller undladelse, der er forbudt ved lov, eller som direkte eller indirekte indebærer en ugunstig behandling, der stiller de personer, der udsættes for dem, særligt ufordelagtigt i forhold til andre i ansættelses- eller erhvervsmæssig sammenhæng, udelukkende på grund af deres status som whistleblowere, eller fordi de har foretaget en offentlig afsløring. Blandt andet betragtes følgende som repressalier i henhold til direktivet: suspension af ansættelseskontrakten, afskedigelse eller opsigelse af ansættelsesforholdet, degradering eller nægtelse af forfremmelse, trusler, chikane, diskrimination eller ugunstig eller uretfærdig behandling.

 

2Det komplette dokument er tilgængelig her